Provavelmente, se fizermos uma pesquisa de mercado para entender os maiores medos das empresas, bem provável que o receio de ter problemas em eventos esteja entre os primeiros lugares.

Independentemente do tamanho da companhia ou conhecimento dos organizadores, percalços são comuns em eventos corporativos.

No entanto, é possível se blindar quanto aos contratempos e fazer com que as pessoas nem percebam que algo não saiu como esperado.

Separamos este artigo em duas partes distintas: os problemas e as soluções. Portanto, acompanhe a leitura e veja o que merece atenção nos eventos!

Problemas antes do evento

Vamos lá, você decidiu que a empresa precisa de um evento corporativo, porém, muito antes do início do dito cujo, já apareceram alguns obstáculos bem irritantes, não é verdade?

Dá uma conferida abaixo quais são os problemas em eventos que podem surgir e fazer um enorme estrago no planejamento estratégico da companhia.

Esquecer da definição dos objetivos

Um avião para sair de um ponto A até o B precisa de uma rota, os motoristas de aplicativos utilizam serviços de GPS, os mochileiros têm sempre um mapa ou uma bússola e você aí sem saber aonde quer chegar?

A falta de proatividade em definir os objetivos e, até mesmo, o público-alvo do evento, faz com que muitos problemas aconteçam ao decorrer da jornada, causando um desconforto desnecessário.

Dispor de um orçamento limitado

Ter noção da capacidade da empresa em proporcionar um determinado evento é imprescindível, afinal, oferecer caviar enquanto come mortadela pode ser a ruína do seu fluxo de caixa.

A gestão dos orçamentos não pode ser abandonada ao ponto de você ter um dinheiro limitado, pois, se a comida acabar ou tiver qualquer outro imprevisto, a chance de ficar no prejuízo é enorme.

Investir pouco em divulgação

“Quem não é visto, não é lembrado”, essa é uma velha máxima que circula na sociedade há anos e traz uma dura verdade: como pode supor que o seu público comparecerá se você não divulgar os eventos?

Inclusive, essa questão está bem atrelada com o orçamento disponível, uma vez que as estratégias de conteúdo e anúncios pagos garantem um alcance considerável no atual cenário do marketing.

Problemas durante o evento

O evento começou e nada pode deter você e a sua equipe, pois bem, foi esse tipo de pensamento que fez o Titanic afundar, então preste atenção o tempo todo para que nada saia de dentro dos conformes.

A seguir, veja os possíveis problemas em eventos que podem acontecer durante a jornada e que podem proporcionar resultados um tanto indigestos.

Contar com uma equipe despreparada

Você esperava fazer um evento com uma equipe que desse um baita suporte, mas presenciou uma verdadeira esquete de “Os Trapalhões”?

Bom, isso acontece quando não há uma empresa DMC por perto para dar o respaldo necessário sobre o local, as atrações, o serviço e demais pormenores que podem surgir durante o evento, especialmente se for em uma cidade fora da sua área de atuação.

Enfrentar muitos imprevistos

Lidar com imprevistos é algo natural da vida, mas quando essas dificuldades superam o limite aceitável é porque tem coisas erradas que precisam ser arrumadas urgentemente, senão a organização pagará um mico incrível.

Equipamentos com defeito, sistema de iluminação falho, palestrantes desmarcando em cima da hora, mudanças climáticas, entre outras situações são grandes problemas em eventos.

Fracassar em relação ao engajamento

Desde a venda dos ingressos, o intuito é fazer com que o seu evento tenha o máximo possível de participantes e mostre a força da sua empresa, como em uma divulgação de produto novo no mercado.

Só que se o público não comparece em peso ou fica com cara de estátua durante a programação, então é bem provável que o planejamento não ponderou os gostos das pessoas ou criou expectativas demais.

Problemas depois do evento

Fim de evento e você está dando graças a Deus que tudo passou e nada de ruim poderá surgir daqui em diante, só que há um ledo engano nisso.

Sim, é completamente possível aparecer problemas depois que os eventos terminam, por isso, veja abaixo quais são os principais para não ficar sem graça e ter que se explicar depois.

Perder a oportunidade de manter contato

Vamos imaginar a seguinte situação: o evento em si é uma feira de negócios com vários produtos e serviços ofertados, aí aparece um visitante que se interessa bastante pela prospecção e os responsáveis não conseguem pelo menos o e-mail da pessoa.

Esse é um erro crasso, porque os eventos pipocam milhares de oportunidades de criar uma lista rica de contatos, a fim de fazer a nutrição desses leads e ter foco nas vendas.

Receber um feedback ruim/péssimo do evento

Você sai do evento com aquela sensação maravilhosa de dever cumprido, só que, ao se deparar com as redes sociais da companhia, percebe uma enxurrada de comentários negativos e até memes depreciativos em relação ao evento.

Desagradável demais lidar com esse tipo de situação, mas ela pode ser reflexo de filas intermináveis, falta de informação, palestras enfadonhas, comida ruim, entre outros fatores preponderantes.

Negligenciar as métricas

Tanto você quanto a sua equipe acreditam que o evento foi um tremendo sucesso, mas será que os números provam isso de fato ou está se baseando apenas no achismo?

É crucial calcular o ROI e outros indicadores, porque as métricas são responsáveis por um feedback coerente sobre a evolução do planejamento, até mesmo visando novos encontros e um aumento ou diminuição do investimento aplicado.

Medidas práticas para evitar os problemas em eventos

Agora que mostramos tudo de ruim que pode acontecer nos eventos antes, durante e depois, chega a hora das soluções práticas, afinal, para quem tem coragem de buscar suas metas, existe solução para tudo nessa vida.

A princípio, estude os comportamentos do seu público-alvo e faça um checklist das etapas fundamentais para tornar o evento plausível, de modo que tenha sempre um plano B.

Seja qual for a sua pretensão, invista em atrações que conversem com a imagem da marca e a expectativa do público, levando em conta o potencial de crescimento do seu negócio e as oportunidades de vendas. Inclusive, a inovação é um componente esplêndido para tornar o evento agradável, induzir o público a compartilhar coisas boas nas redes sociais e fazer o evento ter uma viralização positiva.

Além disso, escolha bem os seus fornecedores, verificando a qualidade dos equipamentos e estrutura disponibilizada para o evento, levando em conta que você não quer ficar na mão aos 45 do segundo tempo, não é mesmo?

A melhor forma de causar uma boa impressão é desenvolver um evento que dê a perspectiva de uma experiência inesquecível, contando com fatores como segurança e bem-estar.

Para concluirmos, nunca é demais enfatizar que, além dos cuidados mencionados, também é de suma importância contar com um bom local para receber os participantes, minimizando assim as probabilidades de ter problemas em eventos.

Se você está mais perdido(a) que a zaga do Brasil no 7×1 e não sabe como organizar um evento de verdade, então confira essa planilha incrível para planejar seus eventos com qualidade e otimizar seus negócios