É inegável que dentro do segmento MICE é preciso atentar a vários detalhes que podem fomentar o planejamento estratégico. A utilização do ciclo PDCA, por exemplo, pode contribuir bastante com isso e fazer com que o evento seja um sucesso.

Desenvolvido pelo físico estadunidense Walter Andrew Shewhart, conhecido por atuar com controle estatístico, o ciclo PDCA só se popularizou de verdade nas mãos do professor William Deming, que se esmerou em apresentar melhorias para o controle de qualidade dos processos produtivos.

A seguir, veja no que consiste essa metodologia, quem pode utilizá-la e quais são as melhores dicas para implantar o PDCA em eventos. Confira!

Afinal, o que significa a metodologia PDCA de fato?

A sigla remete a quatro palavrinhas em inglês que dizem muito sobre a organização de um evento: plan (planejar), do (fazer), check (checar) e act (agir). Juntas elas formam o que podemos chamar de ciclo de melhoria contínua, levando em consideração todos os processos internos e externos que vão desde o planejamento até a ação propriamente dita.

A ideia de ciclo se deve ao fato de que cada etapa se interliga uma a outra e produz um círculo que, constantemente, modifica-se e gera novos valores para as pessoas e empresas. Por mais que tenha um conceito de começo, meio e fim, vale ressaltar que o PDCA pode ser adaptável conforme a necessidade do evento e dos feedbacks adquiridos ao longo da jornada.

Entenda que esse ciclo não foi criado para ser aplicado apenas uma vez, mas sim inúmeras vezes durante a realização de um projeto de evento corporativo, de modo que a equipe esteja segura quanto às tarefas desempenhadas. O PDCA tem importância por apresentar um método simples para solucionar problemas e, logicamente, encontrar meios de padronizar processos relevantes.

Para quais profissionais esse método pode servir? 

Tendo em vista que o PDCA é uma ferramenta comum na área administrativa, pode-se aplicar esse método tranquilamente para organizar eventos, sendo que quaisquer profissionais terão a capacidade de lidar com suas funções e regras. De maneira geral, essa metodologia é muito aplicada em gestão de projetos simples e complexos, a fim de acelerar os processos, otimizar recursos e deixar as instruções claras para a equipe.

Seja um evento que visa maximizar as vendas de produtos ou serviços, seja uma viagem de incentivo para aumentar o desempenho dos colaboradores, o ciclo PDCA é muito bem-vindo, pois dispõe de etapas que ajudarão na organização efetivamente. É possível colocar em prática o círculo de ações em vários momentos, de maneira que os gestores, funcionários e clientes desfrutem de um bom evento.

Como aplicar o PDCA em seu evento? 

Por mais que a teoria esteja muito bem desenhada, sempre fica uma certa dúvida na cabeça dos gestores e organizadores sobre a aplicação do PDCA. Levando isso em conta, veja cada etapa dessa metodologia devidamente explicada a partir da perspectiva de um evento corporativo de primeira linha.

Planejar 

O primeiro passo do ciclo é identificar um determinado problema ao qual a empresa deseja solucionar, tais como talentos desmotivados, queda nas vendas, baixo networking, necessidade de aplicar recursos para expandir, entre outros fatores. A partir disso, você deve definir um objetivo para o evento, afinal, quem não sabe aonde quer chegar fica perdido no meio do caminho, não é mesmo?

As análises são fundamentais para compreender as verdadeiras necessidades encontradas no desenvolvimento de um evento, ou seja, como uma reunião corporativa pode agregar o devido valor que os gestores esperam. Com isso, fica mais simples criar um plano de ações, sendo que muitos aplicativos hoje em dia facilitam esse processo para que tudo fique dentro do esperado pela equipe de planejamento.

Fazer

Já na segunda etapa é preciso arregaçar as mangas, tirar o plano de ação do papel e colocá-lo devidamente em prática, buscando garimpar as melhores formas de executar o evento de maneira que tudo aconteça nos prazos certos. É nesse momento que você desenvolve a metodologia aplicada e, devido a isso, deve ficar de olho em possíveis erros comuns que atravancam o processo evolutivo do projeto.

Utilizar da ferramenta 5W2H, por exemplo, que consiste em estabelecer perguntas que apontam a direção do planejamento, pode representar um ganho enorme em relação a tempo, dinheiro e recursos humanos. Inclusive, efetuar um treinamento com a equipe responsável pelo evento, de modo que eles conheçam as particularidades da cidade-sede e possíveis roteiros, pode fazer a diferença.

Checar 

Imagine que você faça uma viagem de carro até o Uruguai, por exemplo, com tudo planejado em relação às horas na estrada, aos momentos de parada e aos caminhos mais rápidos. Pois bem, de tempos em tempos é preciso ficar de olho no medidor de combustível, senão é capaz de ter sérios problemas durante a viagem.

Seguindo a linha de raciocínio dessa analogia, lembre-se que é indispensável fazer a mensuração de resultados no ciclo PDCA, pois a partir disso é possível identificar os aspectos que convergem ou divergem dos objetivos do evento. Então veja se o espaço contratado é suficiente para abrigar os convidados, qual é a expectativa do público, o volume de gastos realizados até o momento, entre outros pontos relevantes.

Agir 

Por fim, mas tão importante quanto as demais etapas do PDCA, a hora de agir é essencial para identificar se a meta foi ou não atingida. É o estágio em que se faz perguntas pertinentes sobre o que pode ser melhorado para os próximos eventos, o que poderia ter sido incluso, quais as perspectivas da estrutura escolhida etc.

Os organizadores visualizam ações corretivas para evitar possíveis gafes e falta de recursos fundamentais para o bom andamento do evento, sendo que a padronização é o lema que todos em torno desse projeto devem levar diariamente. O aprendizado adquirido com o PDCA ainda é capaz de interferir nos processos internos e, até mesmo, dar bons insights para recuperar clientes inativos e fidelizar a atual base.

Portanto, lembre-se sempre da importância do PDCA na organização de eventos, de modo que o feedback colhido seja essencial para identificar se os objetivos, o planejamento e ações executadas estão 100% com o propósito da empresa.

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