Quem não sabe aonde quer chegar, dificilmente terá sucesso em qualquer ação que queira implementar na empresa, concorda? Tendo isso em vista, o objetivo de um evento corporativo é a peça-chave para que o planejamento faça sentido de fato.

Deve-se ter objetivos para economizar recursos, compreender o tipo de público que se interessa pelo evento, atrair novos investidores, ampliar as oportunidades de negócio, entre outros aspectos importantes. Inclusive, o ideal é que as metas sigam o padrão norte-americano SMART, isto é, sejam específicas, gerem dados mensuráveis, consigam ser atingíveis, mostrem relevância e tenham prazos adequados.

Com isso, para que não fique feito “cego em tiroteio” durante o evento, acompanhe a leitura e veja o que é preciso levar em consideração nesse quesito!

O que é a metodologia 5W2H? 

Realmente nossos amigos japoneses têm muito a nos ensinar, não à toa que, ao criarem a metodologia 5W2H para solucionar processos de qualidade total na indústria automobilística, revolucionaram a forma de organizar qualquer coisa. Ao desenvolver o objetivo de um evento, torna-se indispensável analisar as tarefas por meio dessa linha de raciocínio, visando a otimização de tempo e recursos.

De maneira geral, essa ferramenta administrativa promove um plano de ação que diz respeito à sete questionamentos que devem ser observados ao longo da jornada:

• What (O quê?) — o principal objetivo do evento;
• Who (Quem?) — quais são as pessoas envolvidas na organização;
• Why (Por quê?) — quais são os motivos que levam ao objetivo central;
• Where (Onde?) — onde será realizado o evento;
• When (Quando?) — quais são as datas escolhidas;
• How (Como?) — que tipo de evento será organizado e quais os recursos utilizados;
• How much (Quanto?) — quais são os gastos totais com o evento.

A partir desse método fica mais simples desenhar um organograma de tudo o que precisa ser implementado, de modo que os organizadores tenham ciência da quantidade de recursos físicos, humanos e financeiros necessários. O quarto W, por exemplo, que remete ao espaço físico do evento, requer pesquisas antecipadas, cotações dos melhores preços e, até mesmo, parcerias com DMCs locais.

Quais são os objetivos mais comuns em eventos?

Seja qual for o ramo de atividade da empresa que trabalha, o evento tem que apresentar um objetivo que faça sentido em relação à atividade-fim, caso contrário você apenas desperdiçaria tempo, tecnologia e dinheiro com algo que levaria a nada. Sendo assim, trouxemos algumas opções de objetivos mais utilizados por organizadores no mundo todo.

Vender produtos ou serviços 

Eventos como as feiras de negócios são muito mais comuns do que imagina, sendo que é possível realizar uma boa prospecção de clientes sem fazer grandes esforços. Levando em conta que muitas empresas hoje investem em processos de pesquisa e desenvolvimento de novos produtos, nada impede que haja um evento específico para que eles possam vender o próprio peixe para potenciais compradores.

Steve Jobs, por exemplo, tinha objetivos muito bem traçados para promover os lançamentos da Apple por meio de eventos que reuniam a nata da tecnologia. Então investir nesse tipo de meta pode representar uma alavancagem no número de clientes, fatia maior de mercado, divulgação maciça de um novo produto ou serviço etc.

Gerar e compartilhar conhecimento 

Ao analisar a jornada de compra do público-alvo, entenda que nem sempre eles estarão no ponto exato para fechar negócio, afinal, a trajetória nem de longe parece um caminho linear. A partir dessa informação e esmiuçando o funil de vendas, saiba que é preciso educar o mercado antes de oferecer as novidades que dispõe.

Produzir um evento no intuito de gerar valor agregado, acrescentando conhecimento aos participantes é uma maneira eficaz de atrair a atenção das pessoas e, com isso, mostrar que a sua empresa pode solucionar o problema que ainda nem reconhecem. Por meio de palestras, debates, oficinas práticas, gamificação e demais recursos é possível instruir as pessoas de maneira clara e eficiente.

Estreitar os laços com clientes e investidores

A política da boa vizinhança é de suma importância no mundo dos negócios, tendo em vista que tratar bem os clientes pode gerar ótimas oportunidades de indicação. Sempre que possível, fazer eventos que valorizem a relevância daqueles que exaltam positivamente a empresa e são evangelizadores da marca, enaltece a imagem da empresa e, consequentemente, traz um bom retorno de vendas.

Ter o objetivo de um evento para agradar os clientes é uma maneira de conhecer melhor o seu público e utilizar isso a seu favor, desenvolvendo produtos e serviços cada vez melhores. Além disso, eventos assim atraem investidores de todos os tipos, algo que gera oportunidades interessantes para obter um aumento de capital.

Motivar os colaboradores 

Em alguns momentos, até por conta da rotina estressante de grandes capitais, os colaboradores perdem um pouco o desempenho e a produção se torna deficitária ao longo do tempo. Por isso, como forma de não perder bons talentos que estão desmotivados, vale apresentar um plano de viagens de incentivo.

Eventos com a finalidade de aliviar a tensão do dia a dia e proporcionar uma espécie de descanso aos funcionários têm efeito positivo, porque o time reconhecerá que há valorização por parte dos gestores. É possível organizar algo do tipo a partir do alcance de uma meta de vendas, ativando o gatilho da competitividade para impulsionar um volume de receita considerável.

Como alcançar os objetivos para fazer um bom evento? 

Na hora de colocar a mão na massa, o primeiro passo que jamais deve esquecer é reunir a equipe responsável pelo projeto e definir um plano de ação eficaz, de modo que a intenção seja se antecipar a qualquer tipo de situação. Defina o número de pessoas que podem participar do evento, tendo em vista a capacidade do local escolhido para abrigar essa reunião corporativa.

Com o orçamento de despesas delimitado, os organizadores terão noção de quanto podem gastar com convites, decoração, comida, música e demais detalhes que devem ser aprovados pela gestão financeira. Depois de tudo isso, chega o momento de divulgar o evento no site, nas redes sociais, nos comunicados internos e demais meios que sejam pertinentes ao objetivo escolhido.

Portanto, avalie bem o objetivo de um evento, de modo que possa desenvolver algo que seja realmente relevante para colaboradores, clientes e investidores. Se possível, conte com a expertise de parceiros estratégicos que forneçam informações privilegiadas e deem o suporte que precisa para organizar tudo com qualidade.

Se você curtiu este artigo e ficou com uma certa curiosidade de saber o que podemos fazer pelo seu evento, então solicite um atendimento agora que teremos o prazer de ajudar sua empresa!